CRM para inmobiliarias: qué registrar y cómo no perder al comprador

Un CRM para inmobiliarias es el sistema donde guardas, por cada prospecto, qué proyecto le interesa, cuánto puede pagar, cómo lo va a financiar y en qué paso de la compra está. Su trabajo principal no es ordenar contactos: es que nadie se te enfríe durante los meses que tarda una familia en decidir.

Abajo tienes los 8 campos mínimos, las etapas del tablero y un calendario de seguimiento de 6 meses listo para copiar.

¿Por qué una inmobiliaria pierde prospectos en el mes 2?

Porque el ciclo de compra es largo y el seguimiento del vendedor es corto. Comprar una vivienda no se decide en una conversación de WhatsApp.

En Lima, según un estudio de la inmobiliaria Albamar citado por la Cámara de Comercio de Lima, más del 50% de los compradores concreta su decisión entre 3 y 6 meses. Gestión reportó que ese plazo, que antes era de 3 a 4 meses para separar, se ha estirado a más de 6.

Ahora mira lo que pasa en la mayoría de equipos comerciales:

• Semana 1: el prospecto escribe por el anuncio, el asesor responde, manda brochure y precios.
• Semana 2: se agenda una visita al piloto. Va o no va.
• Semana 3 a 6: dos o tres “¿pudo revisar la información?”. Sin respuesta.
• Mes 2: el asesor lo da por perdido y se dedica a los leads nuevos de la pauta.

El prospecto no estaba perdido. Estaba esperando su gratificación, la preevaluación del banco o que su pareja viera el departamento. Cuando estuvo listo, le escribió a la inmobiliaria que seguía apareciendo.

Y la competencia por ese comprador es grande: Forbes Perú reporta que en 2025 se vendieron 24,713 viviendas en Lima, 19% más que en 2024. Hay demanda. La pregunta es quién la sostiene en el tiempo.

Los 8 campos que tu CRM inmobiliario tiene que registrar

Un CRM genérico guarda nombre, teléfono y correo. Para vender inmuebles eso no alcanza. Estos son los campos que te dicen a quién llamar y qué decirle:

Campo	Ejemplo	Para qué te sirve
Proyecto de interés	Torre Surco, 2 dormitorios	Mandar solo novedades de ese proyecto
Presupuesto	S/ 350,000 – 400,000	Ofrecer la unidad correcta, no la más cara
Forma de pago	Crédito hipotecario, contado, Mivivienda	Saber qué traba hay antes de cerrar
Estado del crédito	Sin evaluar / preevaluado / aprobado	El mejor predictor de cierre que tienes
Cuota inicial disponible	10% ahorrado	Saber si compra ahora o en 6 meses
Para qué compra	Vivir, invertir, alquilar	Cambia todo el argumento de venta
Fecha de mudanza deseada	Marzo 2027	Decide entre preventa, en construcción o entrega inmediata
Visita	Agendada / hecha / no asistió	Medir qué anuncios traen gente al piloto

Con esos 8 datos, el asesor deja de mandar el mismo brochure a todos. A quien compra para invertir le hablas de rentabilidad de alquiler en la zona. A quien compra para vivir con Mivivienda le hablas de cuota mensual y bono.

¿Cuáles son las etapas del tablero de una inmobiliaria?

Las etapas tienen que describir hechos, no sensaciones. “Muy interesado” no se puede verificar. “Visitó el piloto” sí. Para una inmobiliaria que vende proyectos, este tablero funciona:

1. Lead nuevo: escribió o llenó el formulario del anuncio.
2. Calificado: sabes proyecto, presupuesto y forma de pago.
3. Visita agendada: tiene fecha y hora para el piloto o el departamento.
4. Visitó: fue y conoció la unidad.
5. Financiamiento en trámite: está en preevaluación o evaluación del banco.
6. Separó: pagó la separación de la unidad.
7. Firmó: minuta o contrato de compraventa.
8. En pausa: no compra ahora, pero tiene fecha probable. No es “perdido”.

La etapa 8 es la que casi nadie tiene, y es la que te salva el mes 2. Si alguien te dice “recién en abril tengo la inicial”, no lo archives: muévelo a En pausa con esa fecha y que el sistema te avise en marzo.

Si quieres la lógica general de cómo armar un tablero así, la explicamos paso a paso en pipeline de ventas: qué es y cómo armarlo.

El seguimiento de 6 meses que sostiene a un comprador

El error es seguir igual a todos: tres mensajes y silencio. Un comprador de vivienda necesita un seguimiento más lento y más útil. Pongamos de ejemplo una inmobiliaria con un proyecto en Arequipa que recibe 200 consultas al mes por Meta. Este calendario es para los que no separaron en el primer mes:

Momento	Qué mandas	Objetivo
Minuto 1	Respuesta automática con precios desde y pregunta de calificación	Que no se vaya con otra inmobiliaria
Día 1	Video corto o recorrido del piloto	Que agende visita
Día 3	Recordatorio de la visita, con ubicación	Que llegue
Día 7	Simulación de cuota mensual según su presupuesto	Bajar el miedo al número
Semana 3	Avance de obra (foto real)	Mostrar que el proyecto avanza
Mes 2	Guía corta de requisitos del crédito o del bono	Destrabar el financiamiento
Mes 3	Unidades que quedan en su rango	Urgencia real, no inventada
Mes 4 a 6	Un mensaje al mes: novedad de obra, cambio de precio o campaña	Estar presente cuando decida

Tres reglas para que funcione:

• Cada mensaje trae algo nuevo. “¿Pudo revisar?” no aporta nada. Una foto del avance de obra, sí.
• El seguimiento se corta cuando responde. Si contesta, pasa a un asesor humano. Nadie quiere hablar con un robot que le sigue mandando lo mismo.
• Usa las fechas que te dio. Si dijo que se muda en marzo, el mensaje de enero es “¿Seguimos con la idea de marzo? Quedan 4 unidades de 2 dormitorios”.

Tienes plantillas de mensajes para cada momento en plantillas de seguimiento a clientes.

El financiamiento: la etapa donde se traba la venta

En Perú, buena parte de las ventas de vivienda se traban en el crédito, no en el interés. El prospecto quiere el departamento, pero no sabe si califica.

Por eso el campo “estado del crédito” vale más que cualquier otro. Un prospecto preevaluado por el banco está mucho más cerca de separar que uno que “lo va a ver”.

Qué hacer con cada estado:

• Sin evaluar: mándale la lista de requisitos y ofrécele conectar con el banco aliado del proyecto.
• Preevaluado: es tu prioridad de la semana. Llama, no escribas.
• Rechazado: no lo borres. Pregunta el motivo y muévelo a En pausa con fecha de revisión.

Si vendes vivienda social, el programa Mivivienda es parte del argumento. El Gobierno elevó el Bono del Buen Pagador hasta S/ 27,800 según la nota de El Peruano. Un mensaje con ese dato, a quien registraste con “Mivivienda” como forma de pago, es seguimiento que sí sirve.

El dato de fondo: según un estudio de Best Place to Live citado por Revista Economía, solo el 4% de quienes buscan vivienda principal en Lima se siente muy capacitado para comprar. La inmobiliaria que explica el proceso le gana a la que solo manda precios.

Checklist: ¿tu inmobiliaria ya tiene un CRM que funciona?

Revisa esto con tu equipo. Si fallas en 3 o más, el problema no son tus anuncios:

• Cada consulta del anuncio entra sola al CRM, sin copiar y pegar.
• El prospecto recibe respuesta en menos de 5 minutos, también de noche y en fin de semana.
• Sabes el presupuesto y la forma de pago de cada prospecto calificado.
• La visita se agenda con un enlace y llega un recordatorio el día anterior.
• Ves cuántas visitas trajo cada campaña, no solo cuántos mensajes.
• Existe la etapa En pausa, con fecha de recontacto.
• Ningún prospecto pasa más de 30 días sin recibir un mensaje útil.
• Si un asesor renuncia, sus conversaciones siguen en el sistema.

El último punto es el más caro. En muchas inmobiliarias la cartera vive en el celular del asesor. Cuando se va, se va con ella. Un CRM personalizado guarda todo en un solo lugar: chats, visitas, cotizaciones y notas.

Y si las visitas al piloto son tu cuello de botella, el agendamiento inteligente deja que el prospecto elija su hora desde WhatsApp y le recuerda solo. Lo desarrollamos en agendar no basta: automatiza los recordatorios.

Preguntas frecuentes

¿Qué CRM es mejor para una inmobiliaria pequeña?

El que tus asesores realmente usen desde el celular y que se conecte con WhatsApp. Si el CRM no recibe los chats solo, el equipo vuelve al Excel en dos semanas.

¿Un CRM sirve si vendo pocas unidades al año?

Sí, y más. Con pocas unidades, cada prospecto vale mucho. Perder a uno en el mes 2 por falta de seguimiento es perder una venta grande.

¿Cada cuánto debo escribirle a un prospecto que no responde?

El primer mes, cada 3 a 7 días. Del mes 2 al 6, una vez al mes con algo nuevo: avance de obra, unidades disponibles o cambio de precio. Si pide que no le escribas, se respeta.

¿Puedo automatizar el seguimiento sin sonar a robot?

Sí, si cada mensaje usa los datos que registraste (proyecto, presupuesto, fecha de mudanza) y si la conversación pasa a un asesor apenas el prospecto responde.